Аутсорсинг печати для крупных офисов
Крупные офисы нуждаются в современной, хорошо организованной печатной инфраструктуре. XT GROUP предлагает комплексное решение, объединяющее централизованное управление, безопасность, удобство для пользователей и полный контроль затрат.
Специфика печати в крупных офисах
Офисы с численностью персонала от 100 человек сталкиваются с характерными задачами:
- Централизация печати: переход от множества персональных принтеров к групповым устройствам
- Безопасность: необходимость защищённой печати конфиденциальных документов
- Мобильность: сотрудники хотят печатать с ноутбуков, планшетов, смартфонов из любой точки офиса
- Контроль цветной печати: регулирование объёмов дорогостоящей цветной печати
- Распределение затрат: необходимость разделения бюджета печати между департаментами или проектами
Решение XT GROUP для офисов
Оптимальная инфраструктура
Формируем печатную инфраструктуру на основе детального анализа потребностей:
- Проводим аудит текущего состояния: количество устройств, объёмы печати, распределение нагрузки
- Рассчитываем оптимальное количество групповых МФУ
- Определяем оптимальные места размещения оборудования
- Настраиваем различные уровни доступа в соответствии с требованиями руководителей департаментов
Защищённая печать
Обеспечиваем безопасность конфиденциальной информации:
- Follow-me печать: документы выходят из принтера только после авторизации пользователя по карте или PIN-коду
- Разграничение прав доступа: настройка политик печати для различных групп пользователей
- Аудит печати: детальное логирование всех операций печати, сканирования, копирования
- Защищённое сканирование: отправка сканов напрямую в защищённые корпоративные хранилища
Мобильная печать
Печать из любого места офиса с любого устройства:
- Печать с ноутбуков по Wi-Fi без установки драйверов
- Печать со смартфонов и планшетов (iOS, Android)
- Отправка документов на печать по email
- Облачная печать для удалённых сотрудников
Контроль цветной печати
Автоматизированные правила для оптимизации затрат:
- Принудительная чёрно-белая печать для определённых типов документов
- Установка лимитов цветной печати по отделам или пользователям
- Уведомления о превышении квот
- Согласование цветной печати с руководителями департаментов
Детальная аналитика
Предоставляем прозрачные, детальные отчёты:
- По департаментам: точное разделение бюджета печати между отделами
- По пользователям: персональная статистика для выявления нецелевого использования
- По типам документов: анализ структуры печати (ч/б, цвет, двусторонняя)
- По временным периодам: динамика использования сервиса печати
- По проектам: возможность отнесения затрат на конкретные проекты или клиентов
Автоматизация правил печати
Формируем правила с учётом требований процессов заказчика:
- Автоматическая двусторонняя печать (экономия бумаги до 50%)
- Преобразование цветных документов в чёрно-белые
- Объединение нескольких страниц на одном листе
- Добавление водяных знаков на конфиденциальные документы
- Автоматическая маршрутизация печати на ближайшее свободное устройство
Высокий уровень сервиса
Обеспечиваем бесперебойную работу офиса:
- Проактивная поставка расходных материалов до их окончания
- Время реакции на заявку: 2-4 часа
- Профилактическое обслуживание для предотвращения поломок
- Горячая линия технической поддержки
- QR-коды на устройствах для подачи заявок и мониторинг статуса оборудования в TG-боте
Результаты для офисов
- Снижение затрат на печать до 40%
- Повышение безопасности работы с документами
- Удобство для пользователей: печать из любой точки офиса с любого устройства
- Прозрачный контроль расходов по департаментам
- Освобождение IT-отдела от рутинных задач обслуживания принтеров
Запросите бесплатный аудит печатной инфраструктуры вашего офиса
Отзывы о нас:
Вас может заинтересовать:
«Вечно нет тонера!»: как покопийный сервис решает проблему с расходниками | XT GROUP
«Принтер не печатает — закончился тонер». «Где картридж для цветного?». «Кто последний менял картридж?». Эти фразы звучат в офисах ежедневно. Проблема с расходными материалами — одна из самых раздражающих и частых причин простоя печатной техники. Сотрудники теряют время, документы не готовы к сроку, работа встает.
Топ-5 скрытых расходов на печать, которые съедают ваш бюджет | XT GROUP
Финансовые директора часто сталкиваются с ситуацией: по документам расходы на печать соответствуют бюджету, но при детальном анализе выясняется, что фактическая стоимость владения печатной инфраструктурой значительно выше.
Аренда МФУ с полным сервисом vs. «Просто аренда»: Глубокий анализ для бизнеса, который умеет считать деньги
В условиях современной экономики бизнес ищет любые способы оптимизации расходов. Перевод капитальных затрат (CAPEX) в операционные (OPEX) — это глобальный тренд. Компании отказываются от покупки дорогостоящей оргтехники в собственность, предпочитая брать её во временное пользование.
Мониторинг принтеров «под капотом»: Магия, которая бережет ваши нервы
Представьте ситуацию: конец месяца, бухгалтерия сдает отчетность, напряжение на пределе. И в этот момент главный офисный принтер мигает красной лампочкой и останавливается. Закончился картридж. Или зажевало бумагу. Работа встала, все нервничают, секретарь срочно ищет, где купить тонер.
Резервирование печатного оборудования: стратегия бизнес-непрерывности для минимизации простоев
Остановка печати отгрузочных документов в логистической компании из-за одного сломанного МФУ может сорвать поставку товара на миллионы рублей. В юридическом отделе — заморозить подписание критически важного договора. Эти сценарии — не гипотетические угрозы, а реальные ежедневные риски.
Конфиденциальность и защита данных при использовании офисных МФУ
Представьте: ваш офисный МФУ, печатающий конфиденциальный ежеквартальный отчет, может быть тем самым открытым окном, через которое злоумышленник проникает в корпоративную сеть. В современной ИТ-инфраструктуре многофункциональные устройства перестали быть просто периферией.