Аутсорсинг печати

Аутсорсинг печати – это комплексный сервис, позволяющий компаниям отказаться от самостоятельного обслуживания офисной печатной техники, снижая издержки и повышая эффективность документооборота. В отличие от традиционных подходов, аутсорсинг включает аудит текущей инфраструктуры, внедрение оптимизационных решений, поставку оборудования и расходных материалов, а также сервисное обслуживание.

Преимущества аутсорсинга печати

Аутсорсинг печати — это не просто аренда принтеров или покопийная оплата, а стратегический инструмент для сокращения затрат и повышения эффективности работы предприятия.

Финансовая выгода:

Исключение крупных затрат на закупку и обновление оборудования.
Гибкие схемы оплаты, включая модели фиксированной абонентской платы и покопийного тарифа.
Полная прозрачность расходов и контроль бюджета на печать.

Операционные преимущества:

Снижение нагрузки на IT-отдел – специалисты не тратят время на обслуживание оргтехники.
Высокий уровень сервиса, обеспеченный соглашением SLA.
Гарантированное наличие расходных материалов и запчастей.
Минимизация простоев за счет своевременного технического обслуживания.

Оптимизация бизнес-процессов:

Аудит существующей инфраструктуры и разработка индивидуального плана оптимизации.
Внедрение централизованной системы управления печатью.
Автоматизированный учет печатных документов и расходных материалов.
Интеграция с корпоративными системами документооборота.

Безопасность и контроль доступа:

Возможность настройки политики печати, включая разграничение прав пользователей.
Использование защищенной печати с авторизацией по картам или PIN-коду.
Снижение рисков утечки данных благодаря централизованному управлению процессами печати.

Процесс внедрения аутсорсинга печати

Комплексный аудит печатной инфраструктуры

Проводим детальный анализ текущего состояния печатного парка, оцениваем объемы печати и эффективность используемого оборудования. Выявляем слабые места и составляем карту печатной инфраструктуры компании.

Анализ нагрузки и потребностей

Определяем реальную потребность в печатных устройствах, оцениваем нагрузку на принтеры и МФУ. Анализируем потребности различных отделов и формируем рекомендации по оптимизации ресурсов.

Разработка стратегии оптимизации

На основе собранных данных разрабатываем подробную стратегию оптимизации. Демонстрируем на конкретных цифрах, где происходит перерасход средств и как его устранить. Предлагаем несколько вариантов решений с расчетом экономии.

Внедрение современного оборудования

Предоставляем в пользование высокопроизводительную печатную технику, адаптированную под специфику вашего бизнеса. Производим установку и настройку всей необходимой инфраструктуры с минимальными перебоями в работе.

Комплексное техническое сопровождение

Обеспечиваем своевременную поставку расходных материалов и профилактическое обслуживание техники. В случае неисправности оперативно предоставляем подменное оборудование и проводим ремонтные работы в кратчайшие сроки.

Достижение экономического эффекта

В результате внедрения аутсорсинга вы получаете полный контроль над процессами печати и сокращение расходов на 25-45%. Ежемесячно предоставляем подробные отчеты об эффективности использования ресурсов и достигнутой экономии.

Внедрение аутсорсинга печати с XT GROUP позволяет сократить расходы на печать на 20-40% и повысить эффективность всех связанных бизнес-процессов

Как работает аутсорсинг печати?

Аутсорсинг офисной печати включает в себя несколько этапов, каждый из которых направлен на создание эффективной, прозрачной и экономически выгодной печатной инфраструктуры.

1. Аудит инфраструктуры печати

На этом этапе наши специалисты:

Проводят анализ текущего парка принтеров и МФУ, их загрузки и распределения.
Оценивают расходы на печать, включая закупки расходных материалов, затраты на ремонт и обслуживание.
Анализируют бизнес-процессы, связанные с документооборотом, выявляют узкие места.
Результатом аудита становится детальный отчет с рекомендациями по оптимизации и снижению затрат.

2. Разработка индивидуального решения

На основе анализа разрабатывается комплексная стратегия оптимизации, которая может включать:

Внедрение новых устройств с учетом реальных потребностей бизнеса.
Оптимизацию количества печатных устройств и их расположения.
Настройку политики печати для снижения нецелевых расходов.
Подключение программных решений для управления процессами печати и контроля доступа.

3. Внедрение решения и тестирование

После утверждения стратегии специалисты XT GROUP:

Устанавливают и настраивают оборудование.
Интегрируют программное обеспечение для централизованного управления печатью.
Обучают сотрудников заказчика работе с новой системой.
Запускают тестовый период для проверки работоспособности всех решений.

4. Операционное управление и сопровождение

После завершения внедрения XT GROUP берет на себя:

Полное техническое обслуживание и ремонт печатного оборудования.
Снабжение расходными материалами (тонеры, картриджи, бумага и др.).
Контроль и оптимизацию работы системы печати.
Обеспечение бесперебойной работы сервиса согласно SLA.

Дополнительные услуги аутсорсинга печати

Аренда печатной техники – возможность использования профессионального оборудования без капитальных вложений.
Мобильная печать – отправка документов на печать с любого устройства.
Отложенная печать – возможность печати документов только после авторизации пользователя.
Автоматизированное сканирование – интеграция с корпоративными сервисами хранения данных.

Сколько стоит аутсорсинг печати?

Стоимость аутсорсинга печати формируется с учетом нескольких факторов:

Количество и тип печатающих устройств в офисе.
Средний объем печати в месяц.
Выбранная модель сотрудничества (абонентская плата, покопийная оплата, аренда оборудования).
Наличие дополнительных услуг (сканирование, мобильная печать, защита данных).

Часто задаваемые вопросы об аутсорсинге печати

Вырастут ли затраты на печать при переходе на аутсорсинг?

Нет, наоборот, аутсорсинг позволяет снизить расходы за счет оптимизации печатной инфраструктуры и использования гибких моделей оплаты.

Можно ли использовать собственные принтеры или аутсорсинг требует замены оборудования?

Возможны оба варианта: мы можем взять на обслуживание уже установленную технику или предложить замену на более современные модели.

Как тарифицируются услуги?

Возможны различные модели оплаты: фиксированная ежемесячная абонентская плата, покопийная оплата, аренда техники с обслуживанием.

Что входит в услугу аутсорсинга печати?

✔ Установка и обслуживание печатного оборудования.
✔ Поставка расходных материалов.
✔ Контроль и оптимизация процессов печати.
✔ Техническая поддержка и ремонт.

Какие программные решения используются?

Мы работаем с ведущими системами управления печатью, обеспечивающими полный контроль над расходами, безопасностью и эффективностью печати.

Как заказать аудит печати?

Чтобы узнать, насколько выгоден аутсорсинг печати для вашей компании, оставьте заявку на бесплатный аудит. Наши специалисты проведут анализ текущей инфраструктуры и предложат индивидуальное решение по оптимизации.

☎ Свяжитесь с нами по телефону или оставьте заявку на сайте!