Управление сервисом офисной печати

Аутсорсинг печати

Аутсорсинг офисной печати – оптимизация, управление и поддержка печатной инфраструктуры

Аутсорсинг печати – это комплексный сервис, который позволяет компаниям отказаться от самостоятельного обслуживания офисной печатной техники, снижая издержки и повышая эффективность документооборота. В отличие от традиционных подходов, аутсорсинг включает аудит текущей инфраструктуры, внедрение оптимизационных решений, поставку оборудования и расходных материалов, а также сервисное обслуживание.

Преимущества аутсорсинга печати

Аутсорсинг печати — это не просто аренда принтеров или покопийная оплата, а стратегический инструмент для сокращения затрат и повышения эффективности работы предприятия.

Финансовая выгода:

  • Исключение крупных затрат на закупку и обновление оборудования.
  • Гибкие схемы оплаты, включая модели фиксированной абонентской платы и покопийного тарифа.
  • Полная прозрачность расходов и контроль бюджета на печать.

Операционные преимущества:

  • Снижение нагрузки на IT-отдел – специалисты не тратят время на обслуживание оргтехники.
  • Высокий уровень сервиса, обеспеченный соглашением SLA.
  • Гарантированное наличие расходных материалов и запчастей.
  • Минимизация простоев за счет своевременного технического обслуживания.

Оптимизация бизнес-процессов:

  • Аудит существующей инфраструктуры и разработка индивидуального плана оптимизации.
  • Внедрение централизованной системы управления печатью.
  • Автоматизированный учет печатных документов и расходных материалов.
  • Интеграция с корпоративными системами документооборота.

Безопасность и контроль доступа:

  • Возможность настройки политики печати, включая разграничение прав пользователей.
  • Использование защищенной печати с авторизацией по картам или PIN-коду.
  • Снижение рисков утечки данных благодаря централизованному управлению процессами печати.

Как работает аутсорсинг печати?

Аутсорсинг офисной печати включает в себя несколько этапов, каждый из которых направлен на создание эффективной, прозрачной и экономически выгодной печатной инфраструктуры.


1. Аудит инфраструктуры печати

На этом этапе наши специалисты:

  • Проводят анализ текущего парка принтеров и МФУ, их загрузки и распределения.
  • Оценивают расходы на печать, включая закупки расходных материалов, затраты на ремонт и обслуживание.
  • Анализируют бизнес-процессы, связанные с документооборотом, выявляют узкие места.

Результатом аудита становится детальный отчет с рекомендациями по оптимизации и снижению затрат.

2. Разработка индивидуального решения

На основе анализа разрабатывается комплексная стратегия оптимизации, которая может включать:

  • Внедрение новых устройств с учетом реальных потребностей бизнеса.
  • Оптимизацию количества печатных устройств и их расположения.
  • Настройку политики печати для снижения нецелевых расходов.
  • Подключение программных решений для управления процессами печати и контроля доступа.

3. Внедрение решения и тестирование

После утверждения стратегии специалисты XT GROUP:

  • Устанавливают и настраивают оборудование.
  • Интегрируют программное обеспечение для централизованного управления печатью.
  • Обучают сотрудников заказчика работе с новой системой.
  • Запускают тестовый период для проверки работоспособности всех решений.

4. Операционное управление и сопровождение

После завершения внедрения XT GROUP берет на себя:

  • Полное техническое обслуживание и ремонт печатного оборудования.
  • Снабжение расходными материалами (тонеры, картриджи, бумага и др.).
  • Контроль и оптимизацию работы системы печати.
  • Обеспечение бесперебойной работы сервиса согласно SLA.

Дополнительные услуги аутсорсинга печати

  • Аренда печатной техники – возможность использования профессионального оборудования без капитальных вложений.
  • Мобильная печать – отправка документов на печать с любого устройства.
  • Отложенная печать – возможность печати документов только после авторизации пользователя.
  • Автоматизированное сканирование – интеграция с корпоративными сервисами хранения данных.


Часто задаваемые вопросы об аутсорсинге печати

Что такое аутсорсинг печати?

Аутсорсинг печати (Managed Print Services, MPS) – это услуга, позволяющая компаниям управлять и оптимизировать процессы печати с помощью сторонних специалистов. Это помогает сократить расходы и повысить эффективность.

Чем отличается аутсорсинг от покопийного обслуживания?

Аутсорсинг включает полное управление печатными процессами и оборудованием, тогда как покопийное обслуживание – это лишь модель оплаты, когда клиент платит за каждую напечатанную копию. При аутсорсинге возможны и другие модели оплаты, такие как аренда оборудования или постоянное сервисное обслуживание.

Почему нельзя ориентироваться только на стоимость отпечатка?

Низкая стоимость отпечатка может скрывать дополнительные, неочевидные расходы. Для оптимизации важно учитывать как видимые, так и скрытые затраты на печать.

Сколько времени занимает внедрение аутсорсинга?

Сроки внедрения зависят от размера компании и количества печатающих устройств. В среднем процесс занимает от 3 до 4 месяцев, включая аудит и подготовку.

Какое программное обеспечение используется?

Для управления и мониторинга процессов печати используются специализированные программы, которые помогают отслеживать использование оборудования, контролировать расходы и управлять печатными заданиями.

Как заказать аудит печати?

Чтобы узнать, насколько выгоден аутсорсинг печати для вашей компании, оставьте заявку на бесплатный аудит. Наши специалисты проведут анализ текущей инфраструктуры и предложат индивидуальное решение по оптимизации.

Свяжитесь с нами по телефону или оставьте заявку на сайте!

Отзывы о нас:

×

Вас может заинтересовать:

×