Аутсорсинг печати
Аутсорсинг офисной печати – оптимизация, управление и поддержка печатной инфраструктуры
Аутсорсинг печати – это комплексный сервис, который позволяет компаниям отказаться от самостоятельного обслуживания офисной печатной техники, снижая издержки и повышая эффективность документооборота. В отличие от традиционных подходов, аутсорсинг включает аудит текущей инфраструктуры, внедрение оптимизационных решений, поставку оборудования и расходных материалов, а также сервисное обслуживание.
Преимущества аутсорсинга печати
Аутсорсинг печати — это не просто аренда принтеров или покопийная оплата, а стратегический инструмент для сокращения затрат и повышения эффективности работы предприятия.
Финансовая выгода:
- Исключение крупных затрат на закупку и обновление оборудования.
- Гибкие схемы оплаты, включая модели фиксированной абонентской платы и покопийного тарифа.
- Полная прозрачность расходов и контроль бюджета на печать.
Операционные преимущества:
- Снижение нагрузки на IT-отдел – специалисты не тратят время на обслуживание оргтехники.
- Высокий уровень сервиса, обеспеченный соглашением SLA.
- Гарантированное наличие расходных материалов и запчастей.
- Минимизация простоев за счет своевременного технического обслуживания.
Оптимизация бизнес-процессов:
- Аудит существующей инфраструктуры и разработка индивидуального плана оптимизации.
- Внедрение централизованной системы управления печатью.
- Автоматизированный учет печатных документов и расходных материалов.
- Интеграция с корпоративными системами документооборота.
Безопасность и контроль доступа:
- Возможность настройки политики печати, включая разграничение прав пользователей.
- Использование защищенной печати с авторизацией по картам или PIN-коду.
- Снижение рисков утечки данных благодаря централизованному управлению процессами печати.
Как работает аутсорсинг печати?
Аутсорсинг офисной печати включает в себя несколько этапов, каждый из которых направлен на создание эффективной, прозрачной и экономически выгодной печатной инфраструктуры.
1. Аудит инфраструктуры печати
На этом этапе наши специалисты:
- Проводят анализ текущего парка принтеров и МФУ, их загрузки и распределения.
- Оценивают расходы на печать, включая закупки расходных материалов, затраты на ремонт и обслуживание.
- Анализируют бизнес-процессы, связанные с документооборотом, выявляют узкие места.
Результатом аудита становится детальный отчет с рекомендациями по оптимизации и снижению затрат.
2. Разработка индивидуального решения
На основе анализа разрабатывается комплексная стратегия оптимизации, которая может включать:
- Внедрение новых устройств с учетом реальных потребностей бизнеса.
- Оптимизацию количества печатных устройств и их расположения.
- Настройку политики печати для снижения нецелевых расходов.
- Подключение программных решений для управления процессами печати и контроля доступа.
3. Внедрение решения и тестирование
После утверждения стратегии специалисты XT GROUP:
- Устанавливают и настраивают оборудование.
- Интегрируют программное обеспечение для централизованного управления печатью.
- Обучают сотрудников заказчика работе с новой системой.
- Запускают тестовый период для проверки работоспособности всех решений.
4. Операционное управление и сопровождение
После завершения внедрения XT GROUP берет на себя:
- Полное техническое обслуживание и ремонт печатного оборудования.
- Снабжение расходными материалами (тонеры, картриджи, бумага и др.).
- Контроль и оптимизацию работы системы печати.
- Обеспечение бесперебойной работы сервиса согласно SLA.
Дополнительные услуги аутсорсинга печати
- Аренда печатной техники – возможность использования профессионального оборудования без капитальных вложений.
- Мобильная печать – отправка документов на печать с любого устройства.
- Отложенная печать – возможность печати документов только после авторизации пользователя.
- Автоматизированное сканирование – интеграция с корпоративными сервисами хранения данных.
Часто задаваемые вопросы об аутсорсинге печати
Аутсорсинг печати (Managed Print Services, MPS) – это услуга, позволяющая компаниям управлять и оптимизировать процессы печати с помощью сторонних специалистов. Это помогает сократить расходы и повысить эффективность.
Аутсорсинг включает полное управление печатными процессами и оборудованием, тогда как покопийное обслуживание – это лишь модель оплаты, когда клиент платит за каждую напечатанную копию. При аутсорсинге возможны и другие модели оплаты, такие как аренда оборудования или постоянное сервисное обслуживание.
Низкая стоимость отпечатка может скрывать дополнительные, неочевидные расходы. Для оптимизации важно учитывать как видимые, так и скрытые затраты на печать.
Сроки внедрения зависят от размера компании и количества печатающих устройств. В среднем процесс занимает от 3 до 4 месяцев, включая аудит и подготовку.
Для управления и мониторинга процессов печати используются специализированные программы, которые помогают отслеживать использование оборудования, контролировать расходы и управлять печатными заданиями.
Как заказать аудит печати?
Чтобы узнать, насколько выгоден аутсорсинг печати для вашей компании, оставьте заявку на бесплатный аудит. Наши специалисты проведут анализ текущей инфраструктуры и предложат индивидуальное решение по оптимизации.
☎ Свяжитесь с нами по телефону или оставьте заявку на сайте!
Отзывы о нас: