Аутсорсинг офисной печати - аудит, управление и поддержка инфраструктуры печати

Аутсорсинг печати в офисе представляет собой выгодную альтернативу приобретению, аренде и техническому обслуживанию копировальной и печатной техники. Это реальный способ уменьшить офисные издержки. Отсутствие затрат на приобретение оргтехники и расходные материалы, рисков, связанных с использованием оргтехники – далеко не полный список преимуществ услуги.

Достоинства

Упрощенное планирование годовых затрат по документообороту компании.
Контроль расходов на печать, ежемесячная отчетность.
Оптимизация инфраструктуры офисной печати.
Заинтересованность компании-исполнителя в стабильной работе оборудования.
Возможность сосредоточиться на основной деятельности предприятия, не отвлекаясь на решение непрофильных задач.
Возможность пользования арендованной у компании-исполнителя техникой.
Упрощение бухгалтерского учета на предприятии (постановка на учет по основным средствам, начисление износа, списание).
Нет необходимости в складировании и хранении техники.
Удобная и вариативная система оплаты услуг.

В чем выгода сотрудничества

Наша компания позволит вам сократить издержки на непрофильные задачи. Итак, вы:

пользуетесь оборудованием, предоставляемым нашей компанией;
платите только за фактически отпечатанный объем;
получаете возможность управления расходами.

XT GROUP осуществляет следующее:

Устанавливает свое печатное оборудование в офисе вашей компании.
Поддерживает оргтехнику в работоспособном состоянии.
Производит замену техники, отработавшей свой ресурс.
Обеспечивает компанию-заказчика всеми необходимыми запчастями и расходными материалами.

Аутсорсинг печати предоставляет возможность избавиться от выполнения непрофильной работы, не имеющей отношения к деятельности предприятия.

Аутсорсинг офисной печати включает в себя следующие этапы:

Подробный аудит инфраструктуры печати

На этой стадии проекта мы собираем информацию о составе и расположении оборудования заказчика, распределении объемов печати между устройствами. Команда проекта проводит интервью с ключевыми сотрудниками Заказчика для уточнения требований бизнес-процессов к функциональности печатного оборудования и времени доступности сервиса. Консолидируется информация по текущим затратам заказчика на печать.

Аудит инфраструктуры печати не состоится без активной совместной работы наших сотрудников и сотрудников заказчика, но получаемая в результате информация окупает трудозатраты, а профессионализм и опыт нашей команды позволяет свести участие специалистов заказчика к необходимому минимуму.

Разработка решения.

На основании проведённого анализа наша команда формирует предложения по изменениям в составе и размещении оборудования (future state), параметрам Соглашения об уровне сервиса, механизмам обслуживания, вариантам финансирования поставок дополнительно устанавливаемого оборудования.

Все предложения сопровождаются оценками экономического эффекта для заказчика.

Часто задаваемые вопросы об аутсорсинге печати

Что такое аутсорсинг печати?

Аутсорсинг печати (Managed Print Services, MPS) – это услуга, позволяющая компаниям управлять и оптимизировать процессы печати с помощью сторонних специалистов. Это помогает сократить расходы и повысить эффективность.

Чем отличается аутсорсинг от покопийного обслуживания?

Аутсорсинг включает полное управление печатными процессами и оборудованием, тогда как покопийное обслуживание – это лишь модель оплаты, когда клиент платит за каждую напечатанную копию. При аутсорсинге возможны и другие модели оплаты, такие как аренда оборудования или постоянное сервисное обслуживание.

Почему нельзя ориентироваться только на стоимость отпечатка?

Низкая стоимость отпечатка может скрывать дополнительные, неочевидные расходы. Для оптимизации важно учитывать как видимые, так и скрытые затраты на печать.

Сколько времени занимает внедрение аутсорсинга?

Сроки внедрения зависят от размера компании и количества печатающих устройств. В среднем процесс занимает от 3 до 4 месяцев, включая аудит и подготовку.

Какое программное обеспечение используется?

Для управления и мониторинга процессов печати используются специализированные программы, которые помогают отслеживать использование оборудования, контролировать расходы и управлять печатными заданиями.

Отраслевые решения

Компетенции

Этапы проекта