Управление сервисом офисной печати

Пн-Пт 9:00 - 18:00

Аутсорсинг печати

Аутсорсинг офисной печати – оптимизация, управление и поддержка печатной инфраструктуры

Аутсорсинг печати – это комплексный сервис, позволяющий компаниям отказаться от самостоятельного обслуживания офисной печатной техники, снижая издержки и повышая эффективность документооборота. В отличие от традиционных подходов, аутсорсинг включает аудит текущей инфраструктуры, внедрение оптимизационных решений, поставку оборудования и расходных материалов, а также сервисное обслуживание.

Преимущества аутсорсинга печати

Аутсорсинг печати — это не просто аренда принтеров или покопийная оплата, а стратегический инструмент для сокращения затрат и повышения эффективности работы предприятия.

Финансовая выгода:

Исключение крупных затрат на закупку и обновление оборудования.
Гибкие схемы оплаты, включая модели фиксированной абонентской платы и покопийного тарифа.
Полная прозрачность расходов и контроль бюджета на печать.

Операционные преимущества:

Снижение нагрузки на IT-отдел – специалисты не тратят время на обслуживание оргтехники.
Высокий уровень сервиса, обеспеченный соглашением SLA.
Гарантированное наличие расходных материалов и запчастей.
Минимизация простоев за счет своевременного технического обслуживания.

Оптимизация бизнес-процессов:

Аудит существующей инфраструктуры и разработка индивидуального плана оптимизации.
Внедрение централизованной системы управления печатью.
Автоматизированный учет печатных документов и расходных материалов.
Интеграция с корпоративными системами документооборота.

Безопасность и контроль доступа:

Возможность настройки политики печати, включая разграничение прав пользователей.
Использование защищенной печати с авторизацией по картам или PIN-коду.
Снижение рисков утечки данных благодаря централизованному управлению процессами печати.

Как работает аутсорсинг печати?

Аутсорсинг офисной печати включает в себя несколько этапов, каждый из которых направлен на создание эффективной, прозрачной и экономически выгодной печатной инфраструктуры.

1. Аудит инфраструктуры печати

На этом этапе наши специалисты:

Проводят анализ текущего парка принтеров и МФУ, их загрузки и распределения.
Оценивают расходы на печать, включая закупки расходных материалов, затраты на ремонт и обслуживание.
Анализируют бизнес-процессы, связанные с документооборотом, выявляют узкие места.
Результатом аудита становится детальный отчет с рекомендациями по оптимизации и снижению затрат.

2. Разработка индивидуального решения

На основе анализа разрабатывается комплексная стратегия оптимизации, которая может включать:

Внедрение новых устройств с учетом реальных потребностей бизнеса.
Оптимизацию количества печатных устройств и их расположения.
Настройку политики печати для снижения нецелевых расходов.
Подключение программных решений для управления процессами печати и контроля доступа.

3. Внедрение решения и тестирование

После утверждения стратегии специалисты XT GROUP:

Устанавливают и настраивают оборудование.
Интегрируют программное обеспечение для централизованного управления печатью.
Обучают сотрудников заказчика работе с новой системой.
Запускают тестовый период для проверки работоспособности всех решений.

4. Операционное управление и сопровождение

После завершения внедрения XT GROUP берет на себя:

Полное техническое обслуживание и ремонт печатного оборудования.
Снабжение расходными материалами (тонеры, картриджи, бумага и др.).
Контроль и оптимизацию работы системы печати.
Обеспечение бесперебойной работы сервиса согласно SLA.

Дополнительные услуги аутсорсинга печати

Аренда печатной техники – возможность использования профессионального оборудования без капитальных вложений.
Мобильная печать – отправка документов на печать с любого устройства.
Отложенная печать – возможность печати документов только после авторизации пользователя.
Автоматизированное сканирование – интеграция с корпоративными сервисами хранения данных.

Сколько стоит аутсорсинг печати?

Стоимость аутсорсинга печати формируется с учетом нескольких факторов:

Количество и тип печатающих устройств в офисе.
Средний объем печати в месяц.
Выбранная модель сотрудничества (абонентская плата, покопийная оплата, аренда оборудования).
Наличие дополнительных услуг (сканирование, мобильная печать, защита данных).