Покопийный контракт: современный стандарт управления корпоративной печатью
В современных реалиях бизнеса эффективность компании определяется не только объемом продаж, но и умением оптимизировать операционные расходы. Одной из самых «непрозрачных» и трудозатратных статей бюджета часто оказывается офисная печать. Расходы на картриджи, внезапные поломки принтеров, простой сотрудников из-за отсутствия тонера — всё это скрытые потери.
Компания XT Group предлагает решение, которое переводит печать из категории проблемных активов в категорию прозрачных сервисов — покопийный контракт.
Что такое покопийный контракт и как он работает?
Покопийный контракт — это форма взаимодействия между заказчиком и сервисным провайдером, при которой клиент платит не за покупку запасных частей и расходных материалов, работу инженеров, а за фактическое количество напечатанных страниц (отпечатков).
В рамках контракта на печать по копиям вы получаете комплексную услугу. Больше не нужно искать поставщиков картриджей, сравнивать цены на запчасти или содержать в штате инженера по оргтехнике. Вы платите только за результат — четкий и качественный отпечаток на бумаге.
Что входит в стоимость «клика» (одного отпечатка)?
- Поставка и замена расходных материалов: Тонеры, девелоперы, фотобарабаны доставляются на склад заказчика заранее.
- Регулярное техническое обслуживание: Профилактические работы для предотвращения поломок.
- Запасные части и ремонт: В случае неисправности замена деталей производится за счет провайдера.
- Подменный фонд: Если ремонт требует длительного времени, мы предоставляем аналогичное оборудование для непрерывности ваших процессов.
- Система мониторинга: Удаленное отслеживание состояния парка техники и остатка расходных материалов.
Преимущества покопийного обслуживания печати для вашего бизнеса
Переход на покопийное обслуживание печати с XT Group дает бизнесу ряд стратегических преимуществ:
1. Прозрачность и планирование бюджета
Вы всегда знаете точную стоимость одного отпечатка. Это позволяет прогнозировать расходы на месяц, квартал и год вперед. Единый счет за услуги в конце месяца заменяет десятки мелких счетов от разных поставщиков.
2. Снижение налоговой нагрузки и оптимизация CAPEX
Затраты на печать переходят из капитальных вложений (CAPEX) в операционные расходы (OPEX). Это уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, так как услуги в полном объеме относятся на себестоимость.
3. Максимальная отказоустойчивость
Благодаря проактивному мониторингу мы узнаем о том, что у вас заканчивается тонер или требуется замена фотобарабана, раньше ваших сотрудников. Простои оборудования сводятся к минимуму, что критически важно для документоемких отделов (бухгалтерия, логистика, юридический департамент).
4. Высвобождение ресурсов ИТ-отдела
Системные администраторы больше не тратят время на замену картриджей и мелкий ремонт принтеров. Они могут сосредоточиться на профильных задачах — развитии ИТ-инфраструктуры и обеспечении безопасности данных.
Этапы внедрения контракта на печать по копиям в XT Group
Мы подходим к каждому проекту индивидуально, обеспечивая плавный переход на новую модель обслуживания.
- Аудит печатной инфраструктуры. Мы анализируем текущий парк техники, объем печати и реальные затраты (включая логистику, закупки и сервис).
- Разработка стратегии оптимизации. На основе данных аудита мы предлагаем оптимальную схему: модернизацию парка, замену неэффективных устройств на более производительные МФУ или обслуживание существующего оборудования.
- Предконтрактная диагностика парка техники. Обязательна предконтрактная диагностика оборудования перед приёмом на сервисный контракт с фиксацией текущего состояния парка и последующим ремонтом. При этом работы по диагностике и ремонту не оплачиваются, оплачиваются только запасные части и расходные материалы необходимые для восстановления оборудования, при условии последующего подписания сервисного контракта.
- Заключение договора. Согласование фиксированной стоимости отпечатка (черно-белого и цветного) и параметров качества обслуживания (SLA).
- Внедрение системы мониторинга. Установка программного обеспечения, которое автоматически передает данные о пробеге устройств и состоянии расходных материалов.
- Эксплуатация и поддержка. Вы просто печатаете, а XT Group обеспечивает всё остальное.
Почему XT Group — надежный партнер в сфере MPS?
Выбирая XT Group в качестве провайдера услуг печати, вы доверяете свою инфраструктуру профессионалам с многолетним опытом системной интеграции.
- Мультивендорная экспертиза: Мы работаем с ведущими мировыми брендами (HP, Konica Minolta, Xerox, Катюша, Kyocera, Pantum, F+). Это позволяет нам подбирать решения, максимально соответствующие вашим задачам, а не ограничиваться одним производителем.
- Собственный склад запчастей и расходных материалов: Наличие широкого ассортимента комплектующих гарантирует оперативное реагирование на любые инциденты.
- География обслуживания: Мы обеспечиваем поддержку клиентов в Москве и других регионах, соблюдая единые стандарты качества.
- Индивидуальный подход: Мы предлагаем гибкие условия — от обслуживания вашего текущего оборудования до предоставления техники в аренду в рамках покопийного контракта.
Ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Для какого объема печати выгоден покопийный контракт?
Ответ: Модель наиболее эффективна для компаний с объемом печати от 70 000 – 100 000 страниц в месяц. Однако для малого бизнеса мы также предлагаем оптимизированные решения, позволяющие экономить до 20–30% бюджета.
Вопрос: Входит ли бумага в стоимость покопийного обслуживания?
Ответ: Как правило, бумага не входит в стандартную стоимость «клика», так как её выбор зависит от предпочтений заказчика. Однако по вашему желанию мы можем включить поставку бумаги в контракт, обеспечив вам «all-in» сервис.
Вопрос: Как контролируется точность отчетов о количестве страниц?
Ответ: Данные снимаются автоматически с помощью специализированного ПО мониторинга. Вы имеете доступ к статистике по каждому устройству, что исключает любые приписки и делает расчеты абсолютно прозрачными.
Вопрос: Что будет, если оборудование выйдет из строя полностью?
Ответ: В рамках контракта мы берем на себя все риски. Если ремонт невозможен или экономически нецелесообразен, мы производим замену устройства на аналогичное.
Пора взять расходы под контроль!
Перестаньте переплачивать за хаотичную закупку картриджей и дорогостоящий ремонт оргтехники. Покопийный контракт с XT Group — это инвестиция в стабильность и прозрачность вашего бизнеса.
Готовы узнать свою экономию?
Закажите бесплатный экспресс-аудит печати прямо сейчас! Наши эксперты проанализируют вашу инфраструктуру и подготовят детальный расчет стоимости владения печатью.
Отзывы о нас:
Вас может заинтересовать:
«Вечно нет тонера!»: как покопийный сервис решает проблему с расходниками | XT GROUP
«Принтер не печатает — закончился тонер». «Где картридж для цветного?». «Кто последний менял картридж?». Эти фразы звучат в офисах ежедневно. Проблема с расходными материалами — одна из самых раздражающих и частых причин простоя печатной техники. Сотрудники теряют время, документы не готовы к сроку, работа встает.
Топ-5 скрытых расходов на печать, которые съедают ваш бюджет | XT GROUP
Финансовые директора часто сталкиваются с ситуацией: по документам расходы на печать соответствуют бюджету, но при детальном анализе выясняется, что фактическая стоимость владения печатной инфраструктурой значительно выше.
Аренда МФУ с полным сервисом vs. «Просто аренда»: Глубокий анализ для бизнеса, который умеет считать деньги
В условиях современной экономики бизнес ищет любые способы оптимизации расходов. Перевод капитальных затрат (CAPEX) в операционные (OPEX) — это глобальный тренд. Компании отказываются от покупки дорогостоящей оргтехники в собственность, предпочитая брать её во временное пользование.
Мониторинг принтеров «под капотом»: Магия, которая бережет ваши нервы
Представьте ситуацию: конец месяца, бухгалтерия сдает отчетность, напряжение на пределе. И в этот момент главный офисный принтер мигает красной лампочкой и останавливается. Закончился картридж. Или зажевало бумагу. Работа встала, все нервничают, секретарь срочно ищет, где купить тонер.
Резервирование печатного оборудования: стратегия бизнес-непрерывности для минимизации простоев
Остановка печати отгрузочных документов в логистической компании из-за одного сломанного МФУ может сорвать поставку товара на миллионы рублей. В юридическом отделе — заморозить подписание критически важного договора. Эти сценарии — не гипотетические угрозы, а реальные ежедневные риски.
Конфиденциальность и защита данных при использовании офисных МФУ
Представьте: ваш офисный МФУ, печатающий конфиденциальный ежеквартальный отчет, может быть тем самым открытым окном, через которое злоумышленник проникает в корпоративную сеть. В современной ИТ-инфраструктуре многофункциональные устройства перестали быть просто периферией.