Аутсорсинг печати: Тренды 2024-2025 года

В условиях современного бизнеса оптимизация затрат становится критически важной задачей для компаний всех размеров. Расходы на печать, которые могут показаться незначительными, на самом деле составляют значительную часть бюджета. Хорошо известен тот факт, что среднестатистическая организация тратит около 6% своей прибыли на печать. Для крупных компаний эти цифры могут достигать миллионов рублей. В связи с этим, аутсорсинг печати (Managed Print Services, MPS) становится все более популярным инструментом для снижения расходов и повышения эффективности.

Почему аутсорсинг печати важен в 2024-2025 годах

1. Рост затрат на печать: В связи с санкционной нагрузкой на нашу страну увеличение цен на расходные материалы и услуги по обслуживанию печатающей техники делает аутсорсинг актуальным, особенно для средних и крупных компаний, где расходы на печать распределены между несколькими подразделениями.
2. Эффективность и прозрачность: С переходом на аутсорсинг печати компании получают возможность более точно отслеживать свои расходы. Поставщики MPS предоставляют отчеты о напечатанных копиях и уровне затрат, что позволяет оптимизировать бюджет и планировать дальнейшие расходы.
3. Устойчивость к изменениям: В условиях экономической нестабильности и колебаний на рынке аутсорсинг печати обеспечивает компаниям гибкость и возможность быстро адаптироваться к изменениям. Переход на аутсорсинг позволяет избежать высоких первоначальных затрат на закупку и обслуживание печатающего оборудования.

Как аутсорсинг помогает сократить затраты

1. Консолидация печатающего парка: Замена множества локальных принтеров и МФУ на несколько высокопроизводительных устройств с низкой стоимостью отпечатка позволяет значительно снизить затраты на печать.
2. Оптимизация ассортимента расходных материалов: Поставщики MPS обладают компетенцией в выборе расходных материалов, имеют накопленную статистику по качеству печати разных брендов картриджей, что позволяет снизить количество бракованных расходных материалов.
3. Улучшение работы IT-отдела: Аутсорсинг печати освобождает сотрудников IT-отдела от рутинных задач, таких как замена картриджей и техническое обслуживание. Это позволяет им сосредоточиться на более важных задачах, повышая общую продуктивность компании.

Проблемы внедрения аутсорсинга печати

Хотя аутсорсинг печати предлагает множество преимуществ, существуют и некоторые проблемы, которые необходимо учитывать:

1. Сложность учета печати: Проблемы с учетом копий на локальных принтерах могут усложнить процесс, поэтому лучше использовать сетевые устройства, которые легче интегрируются в систему учета.
2. Проблемы внедрения: Переход на аутсорсинг печати может занять много времени, требуя согласования и поддержки со стороны различных региональных офисов. Этот процесс может затянуться на месяцы, что создает дополнительные сложности для управления.
3. Вопросы доверия и зависимости: Компании могут опасаться передавать в аутсорсинг критически важные процессы, что требует тщательного выбора поставщика, обладающего хорошей репутацией и опытом успешных проектов.

Будущее аутсорсинга печати

С учетом современных тенденций, таких как увеличение удаленной работы и переход на электронный документооборот, аутсорсинг печати будет развиваться и адаптироваться к новым условиям. В 2024-2025 годах компании, которые еще не внедрили услуги MPS, могут упустить возможность оптимизации своих затрат.

Ключевые вендоры, такие как Pantum, Konica Minolta и Катюша продолжают развивать свои предложения, интегрируя новые технологии и обеспечивая более высокое качество услуг. Переход на управляемые услуги печати может стать важным шагом к повышению эффективности и снижению затрат в бизнесе.

Заключение

Принятие решения о переходе на аутсорсинг печати требует детального анализа текущих расходов и понимания всех скрытых затрат. Компании должны тщательно оценивать потенциальных поставщиков, обращая внимание на их репутацию и опыт в сфере управления печатью. Как и в любом бизнес-решении, важно помнить: "Семь раз отмерь, один раз отрежь."