В современных офисах эффективность процессов играет ключевую роль. Одной из важных составляющих работы любого офиса является печать документов. Покопийное обслуживание — это модель управления печатью, которая позволяет не только оптимизировать расходы, но и улучшить качество работы устройств. В этой статье мы подробно разберём, что представляет собой покопийное обслуживание, какие у него преимущества и как его внедрить в ваш офис.

Суть покопийного обслуживания

Покопийное обслуживание (англ. Cost-per-Copy или Managed Print Services, MPS) — это услуга, при которой клиент оплачивает только количество фактически отпечатанных страниц. В отличие от традиционной покупки оборудования и расходных материалов, покопийная модель включает в себя:

1. Аренду оборудования (принтеров, МФУ).

2. Поставку расходных материалов (тонеры, картриджи, бумага).

3. Регулярное техническое обслуживание.

4. Мониторинг состояния устройств.

5. Срочный ремонт в случае неисправностей.

Таким образом, вместо единовременных крупных затрат, компания получает предсказуемые ежемесячные расходы на печать.

Преимущества покопийного обслуживания

1. Оптимизация затрат

Согласно исследованиям, компании могут сократить расходы на печать до 30% при переходе на покопийное обслуживание. Это достигается за счёт:

• Устранения избыточных расходов на покупку устройств.

• Контроля использования расходных материалов.

• Предотвращения простоев из-за неисправностей.

2. Удобство и прозрачность

С покопийной моделью вы платите только за фактический объём печати. Это исключает необходимость учитывать, сколько картриджей было куплено или где искать подходящий сервисный центр. Все расходы фиксируются в одном счёте.

3. Повышение производительности

Регулярное обслуживание устройств и их своевременная заправка тонером обеспечивают стабильную работу офисной техники. Сотрудники больше не тратят время на решение проблем с печатью, что повышает их продуктивность.

4. Гибкость

Покопийная модель подходит как для небольших офисов с одним устройством, так и для крупных корпораций с десятками принтеров. Услуга легко масштабируется в зависимости от потребностей компании.

5. Экологическая устойчивость

За счёт контроля объёмов печати и использования оптимального оборудования снижается нагрузка на окружающую среду. Многие провайдеры услуг предлагают переработку отработанных картриджей и утилизацию старых устройств.

Как работает покопийное обслуживание

Этапы внедрения

1. Анализ потребностей. Провайдер изучает текущий объём печати, типы документов и количество устройств.

2. Подбор оборудования. На основе анализа предоставляются устройства, соответствующие вашим требованиям.

3. Установка и настройка. Специалисты интегрируют устройства в вашу сеть, настраивают драйверы и доступ.

4. Тестирование. Проводится тестовый запуск, чтобы убедиться в корректной работе системы.

5. Обслуживание. В рамках контракта провайдер поставляет расходные материалы, выполняет техническое обслуживание и предоставляет отчёты о печати.

Формула расчёта стоимости

Стоимость покопийного обслуживания обычно рассчитывается по формуле:

Цена за копию × Количество отпечатков = Общая стоимость

Цена за копию варьируется в зависимости от:

• Типа печати (цветная или чёрно-белая).

• Формата бумаги.

• Объёмов печати.

Пример: Если стоимость одной чёрно-белой копии составляет 1 рубль, а компания печатает 5000 страниц в месяц, то общий счёт составит 5000 рублей.

Кому подходит покопийное обслуживание

Покопийное обслуживание полезно для:

1. Малого и среднего бизнеса. Компании с ограниченным бюджетом могут сократить начальные затраты на оборудование.

2. Крупных корпораций. Организации с большим парком устройств получают централизованный контроль и аналитику.

3. Образовательных учреждений. Школы и университеты с высоким объёмом печати могут сэкономить на расходных материалах.

4. Государственных организаций. Покопийная модель помогает оптимизировать бюджетные расходы.

Вопросы, которые стоит задать провайдеру

1. Какие устройства предоставляются в рамках контракта?

2. Включены ли расходные материалы и ремонт в стоимость?

3. Как часто проводится обслуживание?

4. Есть ли скрытые платежи?

5. Как осуществляется мониторинг и поддержка?

Советы по выбору провайдера

1. Репутация. Выбирайте компанию с проверенной историей и положительными отзывами.

2. Гарантии. Убедитесь, что провайдер предоставляет гарантию на оборудование и работы.

3. Прозрачность. Все условия контракта должны быть чётко прописаны.

4. Техническая поддержка. Провайдер должен обеспечивать круглосуточную поддержку.

Часто задаваемые вопросы

1. Что делать, если устройство выходит из строя?

В рамках покопийного контракта провайдер обязан устранить неисправность в кратчайшие сроки. Многие компании предоставляют замену на время ремонта.

2. Можно ли использовать собственные расходные материалы?

Обычно в контракте прописано использование только тех материалов, которые поставляет провайдер. Это позволяет гарантировать качество и избежать повреждений устройств.

3. Как контролируется объём печати?

Для мониторинга используются специальные программы, которые автоматически фиксируют количество отпечатанных страниц и состояние устройств.

4. Выгодно ли это для малого бизнеса?

Да, благодаря минимальным первоначальным затратам и прозрачной системе расчётов, малые компании могут значительно снизить расходы.

Заключение

Покопийное обслуживание — это современный подход к управлению офисной печатью, который обеспечивает финансовую прозрачность, удобство и высокую производительность. Внедрив эту модель, вы сможете сосредоточиться на развитии бизнеса, оставив заботы о печати профессионалам. Если ваша компания стремится к оптимизации расходов и повышению эффективности, покопийное обслуживание — отличный выбор.